Archiv předpisů slouží k ukládání vytvořených předpisů nájemného pomocí funkce Nájemné / Nové předpisy nájemného …. Do archivu předpisů je však možné vkládat i vlastní záznamy jako ostatní pohledávky, pokuty, penále nebo počáteční stavy dluhů a přeplatků. Do archivu předpisů se také přenášejí výsledky z vyúčtování záloh na služby.
Tlačítko
v panelu
nástrojů slouží k vytvoření vlastního záznamu v evidenci předpisů.
Možné typy záznamů ukazuje obrázek. Není tudíž možné ručně vytvořit
záznam typu Nájemné. Pokud není vybrána položka z nabídky,
tak se vytvoří záznam typu Pohledávka.
Dialogové okno vytvořeného předpisu nájemného a
ostatních předpisů se zobrazí kliknutím na tlačítko 
.
V záznamu předpisu nájemného je možné editovat pouze přidělený
variabilní symbol a to pouze v případě, že předpis nebyl dosud
uhrazen. Dále je možné editovat poznámku a to nezávisle na provedené úhradě.
Tlačítka 
slouží
k nastavení podmínek výběru záznamů (filtr). V dialogovém okně
je možné zadat rozsah období, dům, konkrétní objekt, nájemce nebo rozsah
předepsaného nájemného. Všechny podmínky je možné vzájemně kombinovat.
Platit mohou všechny společně nebo jednotlivě. Pro rozsahové položky platí,
že když chcete zadat např. podmínku pro výběr všech záznamů s předepsanou
částkou do 5.000,- Kč, vyplníte pouze položku Předepsaná částka: /
do.
Pro zrušení aktuálního výběru stiskněte tlačítko Zrušit
výběr v dialogovém okně nebo tlačítko 
na
panelu nástrojů. Tlačítko 
slouží
k rychlému výběru záznamů podle hodnoty ve sloupci, kde se nachází
kurzor.
Skupinovým tlačítkem, které zobrazuje následující obrázek vyvoláte dialogové okno pro export předpisů nájemného do souborů, které se předávají České poště. Je možné vytvořit celý kmenový soubor nebo jen změnový soubor. Oba dva typy souborů jsou vytvořeny podle normy SIPO 2000.
Před vlastním vytvořením datového souboru je nutné nadefinovat správnou cestu, kam má být výstupní soubor a soubor průvodky vytvořeny. Výchozí nastavení adresáře se provádí v dialogovém okně Nástroje / Možnosti / SIPO 2000.
Pokud je nastaveno propojení na program ORION – Podvojné
účetnictví, zobrazí se na panelu nástrojů tlačítko 
.
Po jeho stisku se zobrazí dialogové okno pro zadání parametrů exportu.
V poli Období se nabízí seznam zúčtovacích období, která nebyla dosud do účetnictví přenesena. Pokud však odstraníte zatržení v poli Pouze nové, nabídnou se všechna vytvořená zúčtovací období.
V části Zabezpečení je nutné vybrat jednoho platného uživatele programu ORION a zadat odpovídající heslo k tomuto uživateli. V části Účetnictví vyberte dokladovou řadu typu pohledávky, do které se předpisy nájemného přenesou. Pokud je v účetnictví nastaveno střediskové nebo zakázkové účtování, je nutné také vybrat odpovídající středisko nebo zakázku.
Pokud je nastaveno propojení na ekonomický systém
POHODA, zobrazí se na panelu nástrojů tlačítko 
.
Po jeho stisku se zobrazí dialogové okno pro zadání parametrů exportu předpisů
nájemného.
V poli Období se nabízí seznam zúčtovacích období, která nebyla dosud do účetnictví přenesena. Pokud však odstraníte zatržení v poli Pouze nové, nabídnou se všechna vytvořená zúčtovací období.
V části Účetnictví je nutné zvolit číselnou řadu typu Ostatní pohledávky. K této číselné řadě je nutné zvolit předkontaci. V případě používání středisek je nutné zvolit i středisko.
Evidence archivu předpisů má dvě speciální funkce.
Tyto funkce jsou umístěny ve skupinovém tlačítku označeném symbolem
.
Vyhledej duplicitní záznamy
Funkce provede kontrolu na
duplicity předpisů nájemného pro jednotlivé objekty, nájemce a zúčtovací
období. Duplicitní záznamy jsou následně vybrány. Záznamy, které
duplicity neobsahují, jsou skryty. Všechny záznamy pak zobrazíte tlačítkem
.
Vymazat předpisy období
Tato funkce po dvojím dotazu odstraní z archivu předpisů všechny předpisy pro aktuálně zvolené období a nastavený výběr. Odstranění záznamů je nevratné.
Dialogové okno předpisu nájemného je rozděleno na čtyři části. Záložka Základní údaje obsahuje informace o zúčtovacím období, objektu, nájemci a výši předpisu. Obsahuje také informaci o tom, kdy byl předpis vytvořen a zda již byl exportován do účetnictví (pouze pokud je program na podvojné účetnictví napojen). Na záložce Položky jsou vypsány položky předpisu nájemného.
Záložka
Úhrady obsahuje informace o realizovaných a přiřazených platbách.
Pokud na platbu kliknete pravým tlačítkem myši, zobrazí se menu, ve kterém
můžete vybrat volbu Otevřít, která otevře dialogové okno úhrady.
Pokožkou Odstranit odstraníte vazbu na přijatou platbu, nikoliv však
platbu samotnou.
Odstraněním vazby na platbu lze vyřešit situaci, kdy dojde k chybnému přiřazení platby a předpisu při automatickém nebo ručním přiřazení plateb a předpisů.
Záložka Poznámky slouží k zadání libovolného komentáře k vytvořenému předpisu nájemného. Text poznámky je v případě exportu do účetnictví použit pro zaznamenání přiděleného variabilního symbolu.
Dialogové okno vlastního předpisu je o něco jednodušší, než okno předpisu nájemného, ale zase naopak se zadává více údajů.
Pro zadání domu a objektu můžete použít buďto přímý výběr z rozbalovacího seznamu nebo můžete zapsat číslo popisné a číslo bytu a příslušné údaje se doplní automaticky.
Pro evidenci plateb platí to samé, co pro okno předpisů nájemného. Tj. pokud na platbu kliknete pravým tlačítkem myši, zobrazí se menu, ve kterém můžete vybrat volbu Otevřít, která otevře dialogové okno úhrady. Pokožkou Odstranit odstraníte vazbu na přijatou platbu, nikoliv však platbu samotnou